1.主办单位/学院提交申办会议计划表
每年按通知填写《次年拟申办及在华举办（含承办/合办等）国际会议计划表》
2.主办单位/学院提交申请报告
填写《南京信息工程大学关于召开XX国际会议的申请》，同时提交经科技处/社科处审批的《南京信息工程大学校内单位举办学术会议申请表》。国际合作与交流处外事科负责办理，联系电话：025-58699852，培训楼S327。
内容包括：举办会议中英文名称、举办会议的背景、目的和意义、会议规模、议题及日程，主办单位名称等。如有会议合办单位，应同时提交合办单位同意合办会议的公函。
注意：需将会议日程安排、主要与会发言人及发言主题在附件中列出，并尽可能详细地列出中外与会人员名单，如有港澳台人员，需将港澳台人员单独制表。
申请报告应提前120天报送国际合作与交流处。
3.国际合作与交流处行文，报上级主管部门审批
由国际合作与交流处行文，校领导签发后呈报教育厅，由江苏省教育厅、江苏省人民政府审批。审批时长约2-3个月，进度查询可咨询：025-58699852。
4.主办单位/学院提交《被授权单位邀请函》
会议批件下达后，如需向外宾提供正式邀请函，主办单位/学院可联系国际处外籍专家科办理，联系电话：025-58695667，培训楼S329。
如参会人员中有港澳台地区学者，需将学者简历、身份证明文件、论文摘要等背景材料各一份交至国际合作与交流处港澳台事务科，联系电话：02558235179，培训楼S329。
5.主办单位/学院报备保卫处
涉及敏感地区参会代表的学术会议，主办单位/学院须在提前10天向保卫处提供参会代表的个人信息，以便向公安部门报备。
6.主办单位/学院提交会议总结
主办单位/学院应在会议结束一个月内将会议总结报送国际合作与交流处。
7.内容总结提纲为：
1）会议名称、时间、地点、主题、主办单位和学术负责人，与会中（港澳台学者单列）、外宾实到人数，收到中、外论文数量，邀请报告的数量；会议学术水平的评价；
2）与会国内外著名学者的最新研究成果和动向；会议反映出来的我国在相关科学领域内的现有水平与国际水平的差距、收获和成果以及存在的问题和建议；
3）会议论文集出版情况；
4）是否有政治敏感问题出现，解决的情况如何。
